Conflict of Interest Policy – French

Cette politique s’applique à tous les employés à temps plein et à temps partiel, y compris aux cadres supérieurs, ainsi qu’aux sous-traitants de MR, où qu’ils soient basés.

• Conflit d’intérêts : situation dans laquelle des intérêts commerciaux, financiers, familiaux, politiques ou personnels pourraient interférer avec le jugement des personnes dans l’exercice de leurs fonctions pour le groupe.
• Divulgation : communication d’un éventuel conflit d’intérêts par le personnel ou les parties prenantes, y compris toute information permettant de traiter correctement le dossier.
• Intérêts financiers : propriété des actions en circulation ou d’autres titres d’une société publique ou privée ou d’une autre entité ; ou droit de recevoir une compensation ou un paiement ou d’autres avantages d’une entité sous quelque forme que ce soit (y compris, sans toutefois s’y limiter, une prime, un salaire, une commission, des honoraires de consultance, des redevances, un loyer ou le droit au remboursement du principal ou des intérêts d’un prêt).
• Famille immédiate : « Famille immédiate » désigne une relation entre (a) les conjoints ou les partenaires/équivalents du conjoint ; (b) les parents et leurs enfants ; (c) les frères et sœurs ; et (d) les membres du même ménage.
• MR ou le groupe: le groupe Manuli Ryco, y compris ses filiales.
• Effectif : administrateurs, dirigeants, employés, intérimaires ou travailleurs de MR, ainsi que les sous-traitants du groupe.
• Politique : la présente politique en matière de conflits d’intérêts.

1. Il incombe au DRH du groupe et au Responsable Audit et Conformité de l’entreprise de définir les règles et le processus de divulgation et de gestion des conflits d’intérêts.
2. Il relève de la responsabilité des services RH régionaux et/ou des Directeurs généraux de divulguer les conflits d’intérêts conformément aux instructions définies par les propriétaires de la politique.
3. Il relève également de la responsabilité de chaque membre du personnel de divulguer les conflits d’intérêts réels ou potentiels par le biais du canal disponible ou à son superviseur et aux services RH et Audit et Conformité.

Les membres du personnel de MR doivent éviter les conflits d’intérêts, cesser rapidement les activités qui causent des conflits et divulguer tout conflit d’intérêts (réel ou potentiel) dont ils ont connaissance au cours de leur emploi ou qui pourrait survenir au cours de leur emploi au sein du groupe.

Cette politique vise à définir des règles et des critères pour éviter ou gérer les conflits d’intérêts potentiels. Par conséquent, les conflits d’intérêts doivent être :

1. IdentifiésDes conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque le personnel donne la priorité à ses intérêts personnels par rapport à ceux du groupe, influençant indûment ses jugements, décisions ou actions professionnels.
2. ÉvitésLes conflits d’intérêts doivent être évités, dans la mesure du possible.
3. Signalés et traitésDans certaines situations, il peut être impossible d’éviter les conflits d’intérêts. Tout éventuel conflit d’intérêts qui pourrait tenter d’influer sur le résultat de transactions commerciales à des fins personnelles, que ce soit directement ou indirectement, doit être divulgué comme décrit dans la présente politique.

Un conflit d’intérêts n’est pas toujours facile à détecter. Généralement, un conflit d’intérêts implique la poursuite directe ou indirecte d’un intérêt personnel qui peut soustraire notre loyauté à l’intérêt supérieur de MR. Les situations les plus courantes qui créent un conflit d’intérêts (ou l’apparence d’un conflit d’intérêts) sont celles liées aux catégories suivantes.

5.1 Relation personnelle

Relations avec les partenaires commerciaux

Les relations familiales stables ou immédiates entre un employé de MR et une personne travaillant chez un partenaire commercial doivent être signalées comme un conflit d’intérêts potentiel si la personne travaillant chez le partenaire commercial est impliquée dans un aspect quelconque de la relation entre MR et le partenaire commercial (par exemple, ventes, négociations contractuelles, conseil, approvisionnement, gestion quotidienne des activités opérationnelles).

Exemples :

1. Lisa est responsable des achats et la belle-sœur de John, qui est responsable commercial d’un fournisseur de MR. La relation constitue un conflit d’intérêts qui doit être signalé.
2. François est le CFO de la filiale MR « Société B » et sa sœur, Jocelyne, travaille dans une société de logistique qui n’est pas un fournisseur des filiales MR. Il n’est pas tenu de divulguer le conflit d’intérêts, à moins qu’une relation de partenariat potentielle avec le groupe MR ne soit établie à l’avenir.

Relations amoureuses ou familiales immédiates sur le lieu de travail

Un conflit d’intérêts peut survenir entre un superviseur et une personne qui relève directement du superviseur et qui entretient une relation stable, ou qui est un membre de la famille immédiate. Dans ce cas, le superviseur perd généralement la capacité d’évaluer correctement la performance du subordonné direct, ce qui est contraire aux intérêts du groupe.

D’autres relations personnelles qui se traduisent par des liens personnels étroits peuvent modifier le jugement commercial du personnel MR.

Exemples:

Lucas est Responsable commercial d’une filiale de MR et Maria, sa fiancée, fait partie de l’équipe commerciale, rattachée directement à Lucas. La relation constitue un conflit d’intérêts

5.2 Intérêts financiers personnels

Si un membre du personnel, ou un membre de sa famille immédiate, est propriétaire ou investisseur important chez un concurrent ou un fournisseur de MR, la situation doit être divulguée comme conflit d’intérêts potentiel.

5.3 Activités commerciales extérieures

Les activités commerciales extérieures de tout employé de MR ne doivent pas concurrencer ou avoir une incidence négative sur le groupe MR ou donner lieu à un conflit d’intérêts. Les membres du personnel de MR ne doivent se livrer à aucune activité extérieure susceptible d’impliquer la divulgation d’informations exclusives de MR ou de détourner le temps et l’attention des responsabilités du groupe (par exemple, il n’est pas permis d’agir en qualité de membre du conseil d’administration ou conseiller technique d’un concurrent ou d’une société dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle devienne un concurrent). Ce principe s’applique en soi et en tout état de cause, indépendamment de tout conflit d’intérêts spécifique.

5.4 Emploi secondaire

Un deuxième emploi doit être évité; un conflit d’intérêts potentiel peut survenir parce que les membres MR qui occupent un deuxième emploi peuvent ne pas avoir l’énergie, la disponibilité ou la loyauté nécessaires pour fournir leurs meilleurs efforts pour le groupe. Des réglementations du travail spécifiques pourraient s’appliquer dans ces circonstances.

Autres cas de conflits d’intérêts

La liste des cas susmentionnés fournit un exemple des situations les plus courantes ; cependant, toute relation et/ou circonstance pouvant avoir un impact sur le rendement au travail d’un employé ou sur sa capacité à prendre des décisions objectives et indépendantes dans l’intérêt de MR constitue un conflit d’intérêts potentiel. En cas de doute, il est recommandé de contacter les services RH ou Audit & Conformité et/ou de procéder à la divulgation de la situation.

Le personnel doit éviter, dans la mesure du possible, les conflits d’intérêts avec le groupe. Cela signifie prendre des décisions ou des mesures pour s’assurer qu’un conflit d’intérêts ne se produise pas.

Les employés de MR qui pensent qu’un conflit d’intérêts pourrait exister sont tenus de le divulguer. Le processus est décrit ci-dessous.

Déclaration des employés actuels

Tous les employés actuels de MR, faisant partie du groupe MR, sont tenus de divulguer tout conflit d’intérêts (potentiel) avec le service Audit et Conformité, même s’il a déjà été signalé à un DRH local ou à un Directeur général au cours des années précédentes.

Nouveaux employés

Dans le cadre du processus d’embauche, les nouveaux employés sont tenus de divulguer tout conflit d’intérêts (potentiel) avec la société en remplissant un formulaire de divulgation spécifique à envoyer au département RH local, le cas échéant, ou au directeur général (veuillez vous référer à l’Annexe 1). Le service RH (ou toute personne déléguée pour les filiales MR – par exemple, les Directeurs généraux en l’absence de service RH local) est chargé d’informer le service RH de l’entreprise et le service Audit et Conformité d’entreprise de toutes les divulgations de conflits d’intérêts.

Divulgation ponctuelle

En cas de conflit d’intérêts potentiel ou réel non encore signalé, tel que défini dans les deux paragraphes précédents (« Déclaration des employés actuels » et « Nouveaux employés »), les employés doivent s’abstenir de toute activité connexe et divulguer le conflit au service RH de l’entreprise et au service Audit et Conformité d’entreprise, en le signalant via le portail Web dédié MR Conflict of Interest Disclosure Form. La divulgation doit intervenir dès que le conflit d’intérêts est identifié.

Le groupe MR a défini un processus spécifique pour traiter le conflit d’intérêts divulgué comme décrit dans la section 8 ci-dessus, ce qui signifie identifier et mettre en œuvre des stratégies et des pratiques pour minimiser les risques associés au conflit d’intérêts divulgué.

Le processus de traitement des conflits d’intérêts relève de la responsabilité du DRH du groupe MR, service Audit et Conformité, qui est tenu de:

1. traiter les informations divulguées avec la confidentialité appropriée et sans parti pris;
2. évaluer équitablement les situations de conflit d’intérêts, y compris tout risque potentiel pour les affaires et la réputation du groupe MR;
3. définir des stratégies d’atténuation/plans d’action pour résoudre le conflit d’intérêts afin de minimiser les risques pour le groupe et de protéger, dans la mesure du possible, les intérêts personnels des employés;
4. s’assurer que toute filiale de MR met effectivement en œuvre la mesure définie pour résoudre le conflit d’intérêts.

Le signalement des violations réelles ou présumées de cette politique ou de toute autre inconduite connexe doit être rapidement transmis par les canaux mis à disposition via la ligne d’alerte éthique et intégrité à l’adresse suivante https://manuliryco.integrityline.com, conformément à la politique de dénonciation de MR.

Le fait de ne pas divulguer un conflit d’intérêts ou de fournir intentionnellement des informations fausses ou trompeuses dans la divulgation peut entraîner des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement.

Les principaux documents de référence de cette politique sont :

• Code d’éthique de MR
• Politique de dénonciation de MR
• Lois et règlements applicables