Conflict of Interest Policy – Polish

Niniejsza Polityka ma zastosowanie do wszystkich pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, w tym kadry kierowniczej wyższego szczebla, a także wykonawców MR, niezależnie od lokalizacji.

• Konflikt interesów lub KI: sytuacja, w której interesy gospodarcze, finansowe, rodzinne, polityczne lub osobiste mogą zaburzyć zdolność podejmowania decyzji przez osoby wykonujące obowiązki zawodowe na rzecz Grupy.
• Ujawnienie: poinformowanie o możliwym konflikcie interesów przez pracowników lub zainteresowane strony, łącznie z podaniem wszelkich informacji służących odpowiedniemu rozwiązaniu sprawy.
• Udziały finansowe: własność niespłaconych akcji/udziałów lub innych papierów wartościowych spółki publicznej lub prywatnej lub innego podmiotu, lub prawo do otrzymania wynagrodzenia lub płatności lub innych korzyści od podmiotu w dowolnej formie (w tym m.in. premii, wynagrodzenia, prowizji, honorariów za konsultacje, tantiem, czynszu lub prawa do spłaty kwoty głównej lub odsetek od pożyczki).
• Najbliższa rodzina: „najbliższa rodzina” oznacza relację pomiędzy (a) małżonkami lub partnerami życiowymi/ osobami równymi współmałżonkom; (b) rodzicami a ich dziećmi; (c) rodzeństwem oraz (d) członkami tego samego gospodarstwa domowego.
• MR lub Grupa: Grupa Manuli Ryco, wraz z jej spółkami zależnymi.
• Pracownicy: dyrektorzy, kadra kierownicza, pracownicy, pracownicy tymczasowi, a także wykonawcy Grupy.
• Polityka: niniejsza Polityka zarządzania konfliktem interesów.

1. Dyrektor działu HR Grupy oraz kierownik korporacyjnego działu audytu i zgodności odpowiadają za określenie zasad i procedur ujawniania konfliktu interesów i zarządzania nim.
2. Regionalne działy zarządzania zasobami ludzkimi (HR) oraz/lub dyrektorzy generalni odpowiadają za to, aby konflikt interesów był ujawniany zgodnie z wytycznymi określonymi przez właścicieli Polityki.
3. Wszyscy pracownicy mają obowiązek ujawnienia istniejącego lub potencjalnego konfliktu interesów, za pośrednictwem dostępnego kanału lub zgłaszając go przełożonemu oraz pracownikowi działu HR oraz działu audytu i zgodności.

Pracownicy MR są zobowiązani do niedopuszczenia do konfliktu interesów, niezwłocznego zaprzestania działań wywołujących konflikt i ujawnienia (zaistniałego lub potencjalnego) konfliktu interesów, o którym wiedzą w momencie zatrudnienia lub konflikcie do którego powstania może dojść w czasie ich zatrudnienia w Grupie.

W niniejszej Polityce określone zostały zasady i kryteria, które pomagają w niedopuszczaniu do przypadków konfliktu interesów i zarządzania konfliktem interesów, dlatego też:

1. Konflikt interesów należy rozpoznać:Do konfliktu interesów dochodzi, gdy pracownicy przedkładają interesy osobiste nad interes Grupy, co ma niewłaściwy wpływ na ich osąd, decyzje i działania zawodowe.
2. Konfliktowi interesów należy zapobiegać:Jeśli to tylko możliwe nie wolno dopuszczać do powstania konfliktu interesów.
3. Konflikt interesów należy zgłaszać i go rozwiązywać:W niektórych sytuacjach niedopuszczenie do konfliktu interesów może być niemożliwe. Ewentualny konflikt interesów, który może mieć bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik relacji biznesowych ze względu na osobiste korzyści, należy ujawnić w sposób opisany w niniejszej Polityce.

Konflikt interesów nie zawsze łatwo rozpoznać. Zasadniczo, konflikt interesów polega na bezpośrednim lub pośrednim dążeniu do zaspokojenia osobistych interesów, które zagrażają lojalności pracownika i odciągają go od najlepszego interesu MR. Najczęstszymi sytuacjami prowadzącymi do powstania konfliktu interesów (lub jego pozorów) są te związane z następującymi kategoriami.

5.1 Relacje osobiste

Relacje z partnerami biznesowymi

Stałe lub najbliższe relacje rodzinne pomiędzy pracownikiem MR a osobą po stronie partnera biznesowego należy zgłaszać jako potencjalny konflikt interesów, jeśli osoba po stronie partnera biznesowego jest zaangażowana w jakikolwiek aspekt relacji biznesowych spółka MR–partner biznesowy (takich, jak sprzedaż, negocjacje umów, doradztwo, zamówienia, codzienne zarządzanie działaniami operacyjnymi).

Przykłady:

1. Lucyna jest kierownikiem ds. zaopatrzenia i szwagierką Jana, który jest dyrektorem sprzedaży w firmie będącej dostawcą MR. Ta relacja wymaga zgłoszenia jako konflikt interesów.
2. Franciszek jest dyrektorem finansowym spółki zależnej MR, tj. „firmy B”, a jego siostra, Joanna, pracuje w firmie logistycznej, która nie jest dostawcą żadnych spółek zależnych MR. Nie jest wymagane ujawnianie konfliktu interesów, chyba że w przyszłości firma ta nawiąże współpracę z Grupą MR.

Związki uczuciowe lub członkowie najbliższej rodziny w miejscu pracy

Konflikt interesów może wystąpić, gdy pomiędzy przełożonym a jego bezpośrednim podwładnym zawiąże się stały związek lub gdy podwładny jest jego najbliższym członkiem rodziny. W takim przypadku przełożony zazwyczaj traci zdolność do właściwej oceny wyników bezpośredniego podwładnego, co nie leży w interesie Grupy.

Inne osobiste relacje, oparte na bliskiej więzi osobistej, mogą także mieć wpływ na osąd biznesowy pracowników MR.

Przykład:

Łukasz jest dyrektorem sprzedaży w spółce zależnej MR, a Maria, jego narzeczona, pracuje w dziale sprzedaży i jest bezpośrednią podwładną Łukasza. Powyższa relacja stanowi konflikt interesów podlegający zgłoszeniu.

5.2 Osobiste udziały finansowe

Jeśli pracownik lub osoba z jego najbliższej rodziny jest właścicielem firmy konkurencyjnej dla MR lub dostawcy MR lub ma w nich znaczny udział, sytuację tę należy zgłosić jako potencjalny konflikt interesów.

5.3 Działalność poza miejscem zatrudnienia

Wszelka działalność prowadzona przez pracownika MR poza firmą nie może być konkurencyjna dla Grupy MR ani też nie może na nią niekorzystnie wpływać i prowadzić do konfliktu interesów. Pracownikom MR nie wolno angażować się w taką działalność poza spółką, która może spowodować ujawnienie informacji zastrzeżonych MR lub odciągać pracownika od czasu i obowiązków w Grupie.

5.4 Dodatkowe zatrudnienie

Należy unikać wykonywania dwóch prac co może prowadzić do zaistnienia potencjalnego konfliktu interesów, ze względu na to, że pracownikom MR, którzy mają drugą pracę, może zabraknąć energii, dostępności lub lojalności niezbędnej do jak najlepszego wykonywania obowiązków na rzecz Grupy. W takich okolicznościach obowiązywać mogą szczególne przepisy prawa pracy.

Inne przypadki konfliktu interesów

Wyżej wymienione przypadki stanowią przykład najczęstszych sytuacji, jednak wszelkie relacje oraz lub okoliczności, które mogą w jakikolwiek sposób wpłynąć na wydajność pracy pracownika lub jego zdolność do podejmowania obiektywnych i niezależnych decyzji w interesie MR, stanowią potencjalny konflikt interesów. W razie wątpliwości zaleca się skontaktowanie się z działem HR lub działem audytu i zgodności i/lub ujawnienie swojej sytuacji.

Pracownicy powinni w miarę możliwości starać się nie dopuścić do konfliktu interesów. Oznacza to podejmowanie decyzji lub działań w celu zapewnienia, że konflikt interesów nie wystąpi.

W przypadku domniemanego zaistnienia konfliktu interesów od pracowników MR wymaga się jego ujawnienia. Proces ten został opisany poniżej.

Oświadczenie obecnych pracowników

Wszyscy obecni pracownicy MR, stanowiący część grupy MR, są zobowiązani do ujawnienia wszelkich przypadków (potencjalnego) konfliktu interesów działowi audytu i zgodności, nawet jeśli zostały one już zgłoszone kierownikowi HR lub dyrektorowi generalnemu w latach ubiegłych.

Nowo zatrudnieni pracownicy

Nowo zatrudnieni pracownicy, w ramach procesu rekrutacji, są zobowiązani do ujawnienia Spółce (potencjalnego) konfliktu interesów, poprzez uzupełnienie określonego Formularza zgłoszenia ujawnienia (patrz Załącznik 1). Dział zarządzania zasobami ludzkimi (HR) (lub osoba wydelegowana w spółkach zależnych MR, np. dyrektor generalny w przypadku braku lokalnego działu HR) odpowiada za poinformowanie korporacyjnego działu HR oraz audytu i zgodności o wszelkich zgłoszonych konfliktach interesów.

Ujawnienie doraźne

W przypadku zaistnienia potencjalnego lub rzeczywistego konfliktu interesów niezgłoszonego zgodnie z poprzedzającymi dwoma ustępami („Oświadczenie obecnych pracowników” i „Nowo zatrudnieni pracownicy”), pracownicy są zobowiązani do powstrzymania się od związanych z nim działań i ujawnienia konfliktu działowi zarządzania zasobami ludzkimi oraz audytu i zgodności, poprzez zgłoszenie konfliktu na specjalnym portalu internetowym MR Conflict of Interest Disclosure Form. Ujawnienie powinno nastąpić niezwłocznie po rozpoznaniu konfliktu interesów.

Grupa MR stosuje określoną procedurę rozwiązywania konfliktów interesów, obejmującą określenie i wdrożenie strategii i praktyk minimalizujących ryzyko związane z ujawnionym konfliktem interesów.

Za procedurę rozwiązywania konfliktów interesów odpowiadają dyrektor działu HR, kierownik działu audytu i zgodności Grupy MR, od których wymaga się:

1. traktowania ujawnionych informacji z odpowiednią poufnością i bez uprzedzeń;
2. rzetelnej oceny sytuacji konfliktu interesów, w tym wszelkich potencjalnych zagrożeń dla działalności i reputacji Grupy MR;
3. określenia strategii/planów działań łagodzących konflikt interesów w celu zminimalizowania ryzyka dla Grupy i w miarę możliwości ochrony osobistych interesów pracowników.
4. zapewnienia, że każda spółka zależna MR skutecznie wdrożyła określony środek w celu rozwiązania konfliktu interesów.

Przypadki rzeczywistego lub podejrzewanego naruszenia niniejszej Polityki oraz powiązanego z nimi niewłaściwego postępowania należy zgłaszać za pośrednictwem kanałów dostępnych na Linii etyki i uczciwości, którą można znaleźć pod następującym adresem: https://manuliryco.integrityline.com, zgodnie z Polityką sygnalizowania nieprawidłowości MR.

Grupa MR zachęca swoich pracowników do zgłaszania wszelkich podejrzewanych i faktycznych naruszeń, dbając o to, aby pracownicy, którzy zgłosili naruszenie w dobrej wierze, byli chronieni przed działaniami odwetowymi, zwolnieniem, degradacją, zawieszeniem, groźbami i wszelką dyskryminacją w ich traktowaniu w miejscu pracy.

Nieujawnienie konfliktu interesów lub umyślne podanie fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji w zgłoszeniu ujawnienia może prowadzić do podjęcia działań dyscyplinarnych, włącznie z zakończeniem stosunku pracy.

Najważniejszymi dokumentami pomocniczymi niniejszej Polityki są:

• Kodeks etycznego postępowania MR
• Polityka sygnalizowania nieprawidłowości MR
• Stosowne przepisy prawa i regulacje