Whistleblowing Policy - Finnish

Globaali ilmiantajakäytäntö

Jos työntekijä tai sidosryhmän jäsen havaitsee jotain, mikä saattaa rikkoa eettisiä periaatteita tai tämän toimintaohjeen sisältöä, hänen vastuullaan on tuoda asia esiin, jotta voimme ylläpitää korkeimpia rehellisyyden ja eettisen toiminnan periaatteita.

Näistä asioista ilmoittaminen on turvallista. MR suojelee aina työntekijöitä kaikilta kostotoimilta, kun ilmoitus tehdään vilpittömässä mielessä.

EETTINEN JA REHEÄ TOIMINNAN LINJA

Olemme ylpeitä voidessamme esitellä uuden whistleblowing-portaalimme – Eettisen ja rehellisen toiminnan linjan – jonka kautta voit ilmoittaa huolenaiheista, ongelmista tai käyttäytymisestä, joka saattaa olla ristiriidassa eettisen toimintaohjeemme ja yhteisten arvojemme kanssa.

Klikkaa tästä

1st hidde

hidden text

1. SOVELTAMISALA

Tämä toimintaohje koskee kaikkia MR:n kokoaikaisia ja osa-aikaisia työntekijöitä, mukaan lukien ylimmän johdon jäsenet, sekä MR:n alihankkijoita kaikkialla maailmassa.

2. MÄÄRITELMÄT

Eettinen toimintaohje: Periaatteet, jotka ilmentävät Manuli Rycossa sitoutumista rehellisyyteen liiketoiminnassa ja henkilökohtaisessa toiminnassa.
Ethics and Integrity Line (Eettinen ilmoituskanava): Turvallinen ja luottamuksellinen kanava, joka on käytettävissä 24/7 eettisten periaatteiden, lakien ja säädösten, yhtiön toimintaohjeiden ja menettelyjen rikkomuksista ilmoittamiseen.
Vilpitön mieli: Aito usko siihen, että mahdollinen rikkomus tai väärinkäytös on tapahtunut. Tähän liittyy vaatimus ilmoituksen tarkkuudesta ja paikkaansapitävyydestä.
MR tai MR-konserni tai konserni: Manuli Ryco -konserni mukaan lukien sen tytäryhtiöt.
Toimintaohje: Tämä ilmiantajakäytäntö.
Nimetty toiminto:
- Kaikissa MR-konsernin yrityksissä (lukuun ottamatta italialaisia Manuli Ryco S.p.A. ja Manuli Hydraulics Italia S.r.l.) ilmoitukset käsittelevät konsernin sisäisen tarkastuksen sekä lakiasiain osasto.
- Italian lainsäädännön ja ilmoittajansuojamenettelyn mukaisesti italian yhtiöiden ilmoitukset käsittelevät kunkin yrityksen valvontaelimet yhteistyössä edellä mainittujen osastojen kanssa.

3. TAVOITTEET

Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on säädellä prosessia, jolla MR:n ja sen tytäryhtiöiden henkilöstö voi ilmoittaa – nimettömästi tai omalla nimellään – yrityksen sisäisen tarkastuksen osastolle tai yrityksen juridiselle osastolle mahdollisista tai epäillyistä rikkomuksista (i) lakisääteisissä vaatimuksissa, (ii) sisäisissä käytännöissä liittyen kirjanpitostandardeihin ja julkistuksiin, (iii) sisäisessä kirjanpidon valvonnassa, (iv) sisäisestä tai ulkoisesta tilintarkastuksesta aiheutuvista mahdollisista taloudellisista tappioista, (v) epäillyistä eettisen toimintaohjeen, lahjonnanvastaisen ohjeen, “Organisaatio- ja hallintomallin” tai muiden käyttäytymissääntöjen rikkomuksista, (vi) pakottamisesta, häirinnästä tai syrjinnästä MR:n jäsenten välillä, (vii) harhaanjohtavasta tai petollisesta toiminnasta, (viii) MR:n hallinnassa olevista tilanteista, jotka muodostavat merkittävän vaaran ympäristölle, (ix) MR:n työntekijöiden käytöksestä, joka viittaa siihen, että käytäntöjä tai toimintaohjeita ei noudateta.

4. TOIMINTATAPA

MR-konsernin työntekijät tai muut sidosryhmät voivat olla varmoja siitä, että kaikki ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti tämän menettelyn mukaisesti.

4.1 Rikkomuksista tai huolenaiheista ilmoittaminen

Jos työntekijällä on perusteltu syy epäillä, että joku MR-konsernin työntekijä tai muu MR:n puolesta toimiva henkilö on rikkonut sisäisiä toimintaohjeita, menettelyjä tai säädöksiä, tulee hänen viipymättä ilmoittaa asiasta konsernin pääkonttorille (Milano, Italia), sisäisen tarkastuksen ja/tai lakiasiain osastolle.

MR-konserni on perustanut Eettisen ilmoituskanavan, joka toimii virallisena ilmoituskanavana ja jota hallinnoi Nimetty Toiminto.

Ilmoitusten tulee olla tosiasiallisia, ei spekulatiivisia, ja niissä on hyvä antaa mahdollisimman tarkkoja tietoja oikean arvion mahdollistamiseksi.

Ulkoiset ilmoituskanavat

Tietyt kansalliset lainsäädännöt saattavat tarjota vaihtoehtoisia ilmoituskanavia erityisissä tilanteissa (esim. ilmoitukset viranomaisille tai hätätilanteissa tai yleisen edun vuoksi). Ennen ulkoisen ilmoituksen tekemistä suositellaan varmistamaan (mahdollisesti hankkimalla ulkopuolista neuvontaa asiantuntevalta taholta) että ilmoituksen tekemiselle on olemassa lain edellytttämät perusteet.

Katso Liite 1, josta löytyvät ulkoisten ilmoitusten vastaanottajat maittain.

4.2 Tapauksen hallinta- ja käsittelyprosessi

Kaikki ilmoitukset mistä tahansa käytettävissä olevasta kanavasta kirjataan Eettiseen ilmoituskanava -järjestelmään. Ilmoituksen vastaanottamisesta on annettava vahvistus ilmoittajalle 7 päivän kuluessa.

Kaikki tapaukset tarkistaa Nimetty Toiminto, joka voi olla yhteydessä ilmoittajaan (käytettävissä olevien kanavien kautta) saadakseen lisäselvityksiä tai asiakirjoja tutkinnan suorittamiseksi.

4.3 Ilmoituksen tutkiminen

Saatuaan ilmoituksen Nimetty Toiminto arvioi, onko olemassa perusteltua syytä käynnistää tutkimus.

Jos tutkimus katsotaan aiheelliseksi, Nimetty Toiminto toteuttaa asianmukaisen ja perusteellisen tutkinnan. Nimetyllä Toiminnolla on myös valtuudet hankkia apua MR -konsernin hallinnolta tai hankkia erillistä ulkopuolista lainopillista ja kirjanpidollista asiantuntemusta tarpeen mukaan.

Tutkinnan päätyttyä MR:n johto toteuttaa mahdolliset korjaavat toimenpiteet, ja ilmoittajalle annetaan palaute asiakokonaisuuden päätöksestä.

4.4 Vastatoimenpiteiltä suojautuminen

Työntekijöiden tulisi luottaa siihen, että he voivat ilmoittaa rikkomuksista, kuten edellä on kuvattu, tai osallistua tutkintaan.

MR-konserni ei hyväksy minkäänlaista kostotoimintaa tai syrjintää, jota MR-konserni tai sen työntekijät harjoittavat tai jonka puolesta he toimivat sellaista työntekijää kohtaan, joka vilpittömässä mielessä tekee ilmoituksen tai avustaa tutkinnassa, joka koskee hallituksen lakien, sääntöjen tai sisäisten käytäntöjen ja menettelyjen rikkomista liittyen kirjanpitostandardeihin, taloudellisiin raportointeihin, sisäiseen kirjanpidon valvontaan tai MR-konsernin taloudellisten tilinpäätösten sisäiseen tai ulkoiseen tarkastukseen liittyviin asioihin.

4.5 Ilmoitusten ja asiakirjojen säilyttäminen

Nimetty Toiminto säilyttää kaikki ilmoituksiin liittyvät asiakirjat ja tiedot Tietosuojakäytännön mukaisesti, joka on luettavissa Eettisellä ilmoituskanavalla.

5. LIITE 1

MAAKOHTAISET VAATIMUKSET

Italia

Uusi lainsäädäntö, Italian lainsäädäntöasetus nro 24/2023 (“D. Lgs. 24/2023”), joka panee täytäntöön Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin (EU) 2019/1937 (annettu 23. lokakuuta 2019), määrittelee menettelyn ilmoitusten vastaanottamiseksi, analysoimiseksi ja käsittelemiseksi – mukaan lukien nimettömät ilmoitukset – laittoman tai epäeettisen käyttäytymisen estämiseksi ja torjumiseksi.

Lgs. 24/2023 mukaan ilmoitusten hallintaprosessi on olennainen osa molempien italialaisten yhtiöiden, Manuli Ryco S.p.A. ja sen tytäryhtiön Manuli Hydraulics Italia S.r.l., käytössä olevaa “Organisaatio- ja hallintomallia”, joka perustuu Italian lainsäädäntöasetukseen nro 231/2001.

Ilmoitusten hallinnasta vastaa Manuli Hydraulics Italia S.r.l.:n valvontaelin, joka käsittelee ilmoitukset molempien yhtiöiden osalta.

Ilmoitukset voidaan lähettää sisäisten kanavien kautta, joita ovat erityisesti:

i) Eettinen ilmoituskanava

ii) Puhelinlinja, numero: +39.02.81480081, koodi: 9140

Kohdassa 5.1 “Rikkomuksista tai huolenaiheista ilmoittaminen – Ulkoiset ilmoituskanavat” mainittuun viitaten, Italian lainsäädäntöasetus nro 24/2023 antaa italialaiselle henkilöstölle mahdollisuuden tehdä ilmoituksia myös ulkoisesti Italian kansalliselle korruptionvastaiselle viranomaiselle (ANAC) sekä julkaista tietoa rikkomuksista laissa säädetyissä tapauksissa.

Pääsyvaatimukset ulkoiseen kanavaan ja ilmoituksen lähettämistavat löytyvät seuraavasta linkistä:

🔗 https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Italian yhtiöiden, Manuli Ryco S.p.A.:n ja Manuli Hydraulics Italia S.r.l.:n, sovellettava menettely on tiivistetty ilmoituksessa, joka löytyy seuraavasta linkistä: [täydennettävä linkki], ja koko menettely on saatavilla “MR Policies & Procedures” -portaalissa Ilmiantajakäytäntö – toimintaohjeessa.