Conflict of Interest Policy – Spanish

Esta Política se aplica a todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial, incluidos altos ejecutivos, así como a los contratistas de MR, dondequiera que se encuentren.

• Conflicto de intereses o CDI: situación en que los intereses comerciales, financieros, familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de las personas en el desempeño de sus funciones para el Grupo.
• Divulgación: comunicación de un posible Conflicto de intereses realizada por la fuerza laboral o las partes interesadas, incluida cualquier información para abordar adecuadamente el caso.
• Intereses financieros: la propiedad de las acciones en circulación u otros valores de una empresa pública o privada u otra entidad; o el derecho a recibir remuneración, pago u otros beneficios de una entidad en cualquier forma (incluidos, entre otros, bonos, salarios, comisiones, honorarios de consultoría, regalías, renta o el derecho al reembolso del capital o intereses de un préstamo).
• Familiares inmediatos: “Familiares inmediatos” son quienes tienen una relación entre (a) cónyuges o pareja/equivalente a cónyuge; (b) padres e hijos; (c) hermanos; y (d) miembros del mismo hogar.
• MR o el Grupo: Grupo Manuli Ryco, incluidas sus filiales.
• Fuerza laboral: Directivos, ejecutivos, empleados, personal temporal o trabajadores de MR, así como contratistas del Grupo.
• Política: La presente Política de conflictos de intereses.

1. Es responsabilidad del Director de recursos humanos del grupo y del Director corporativo de auditoría y cumplimiento definir las normas y los procesos para divulgar y gestionar los conflictos de intereses..
2. Es responsabilidad de los directores generales y/o departamentos regionales de Recursos humanos divulgar los conflictos de intereses conforme a las directrices establecidas por los titulares de la Política.
3. También es responsabilidad de cada miembro de la fuerza laboral divulgar los conflictos de intereses reales o potenciales a través del canal disponible o a su supervisor, así como a Recursos humanos y a Auditoría y cumplimiento.

La fuerza laboral de MR debe evitar Conflictos de intereses, cesar de inmediato las actividades que causen conflictos y facilitar la Divulgación de cualesquiera Conflictos de intereses (reales o potenciales) de los que tengan conocimiento en el momento de su empleo o que puedan surgir durante su relación laboral con el Grupo.

Esta Política tiene como objetivo definir normas y criterios para evitar o gestionar posibles casos de Conflicto de intereses; por consiguiente, un Conflicto de intereses se deben:

1. IdentificarPueden generarse conflictos de intereses cuando el personal prioriza sus intereses personales sobre los del Grupo, influyendo indebidamente en sus juicios, decisiones o actuaciones profesionales.
2. EvitarLos Conflictos de intereses deben evitarse siempre que sera posible.
3. Denunciar y solventarEn ciertas situaciones quizá no sea posible evitar un Conflicto de intereses. Un posible Conflicto de intereses por el que se pudiera intentar influir en el resultado de los tratos comerciales para un beneficio personal, ya sea directa o indirectamente, debe divulgarse como se describe en esta Política.

No siempre es fácil detectar un Conflicto de intereses. En general, un Conflicto de intereses implica la búsqueda directa o indirecta de un interés personal que podría alejar nuestra lealtad de los mejores intereses de MR. Las situaciones más frecuentes que generan Conflictos de intereses (o la aparición de uno) atañen a las categorías descritas a continuación.

5.1 Relación personal

Relaciones con socios comerciales

Las relaciones familiares estables o inmediatas entre un empleado de MR y una persona de un socio comercial deben denunciarse como posible Conflicto de intereses si la persona del socio comercial interviene en cualquier aspecto de la relación entre MR y el socio comercial (por ejemplo, ventas, negociaciones de contratos, consultoría, adquisición, gestión diaria de actividades operativas).

Ejemplos:

1. Elisa tiene el cargo de gerente de adquisiciones y es la cuñada de Juan, quien es gerente de ventas de un proveedor de MR. La relación constituye un CDI denunciable.
2. Francisco es el CFO de la “Empresa B” filial de MR y su hermana Elena trabaja en una empresa de logística que no es proveedora de ninguna filial de MR. No es necesario divulgar el CDI, a menos que en el futuro surja cualquier posible relación de asociación con el Grupo MR.

Relación familiar romántica o inmediata en el lugar de trabajo

Puede surgir un Conflicto de intereses entre un supervisor y una persona que responde directamente ante el supervisor si mantienen una relación estable o son familiares inmediatos. En este caso, el supervisor suele ser incapaz de evaluar adecuadamente el rendimiento de ese subordinado directo, lo cual no beneficia al interés del Grupo.

Otras relaciones personales que derivan en lazos personales cercanos pueden alterar el juicio comercial de la fuerza laboral de MR.

Ejemplos:

Lucas es gerente de ventas de una filial de MR, y María, su prometida, forma parte del equipo de ventas, que depende directamente de Lucas. La relación constituye un CDI denunciable.

5.2 Intereses financieros personales

Si un miembro de la fuerza laboral, o un miembro de su Familiares inmediatos, es propietario o tiene una inversión significativa en un competidor o proveedor de MR, la situación debe divulgarse como un CDI potencial.

5.3 Actividades comerciales externas

Las actividades comerciales externas de cualquier empleado de MR no deben competir ni afectar negativamente al Grupo MR ni generar Conflictos de intereses. Los miembros de la fuerza laboral de MR no deben participar en ninguna actividad externa que pueda implicar la divulgación de información de propiedad exclusiva de MR o que pueda desviar su tiempo y atención de sus responsabilidades en el Grupo.

5.4 Empleo secundario

Conviene evitar un segundo trabajo. Podría producirse un CDI si los empleados de MR que ejercen un segundo trabajo carecen de la energía, disponibilidad o lealtad necesarias para aportar sus mejores esfuerzos al Grupo. Quizá se apliquen normativas laborales específicas en estas circunstancias.

Otros casos de conflicto de intereses

Los casos antes mencionados constituyen ejemplos de las situaciones más comunes. No obstante, cualquier relación y/o circunstancia que pueda afectar de alguna manera al rendimiento laboral de un empleado o a su capacidad para tomar decisiones objetivas e independientes en interés de MR es un posible Conflicto de intereses. En caso de duda, se recomienda ponerse en contacto con los departamentos de Recursos humanos o Auditoría y cumplimiento y/o proceder a la divulgación de la situación.

El personal debe evitar los Conflictos de intereses con el Grupo siempre que sea posible. Esto significa tomar decisiones o medidas para garantizar que no se produzca ningún Conflicto de intereses. El proceso consta de cuatro pasos.

La medida que deben tomar los empleados de MR que consideren la posibilidad de un Conflicto de intereses es divulgarlo. El proceso se describe a continuación.

Declaración de empleados actuales

Como miembros del grupo MR, todos los empleados actuales de MR están obligados a divulgar cualesquiera Conflictos de intereses (potenciales) a Auditoría y cumplimiento, incluso aunque ya se hubiera denunciado ante cualquier director de RRHH o director general en años anteriores.

Nuevas contrataciones

En el marco del proceso de contratación, los empleados recién contratados deben divulgar cualesquiera Conflictos de intereses (potenciales) a la Empresa rellenando un Formulario de divulgación específico para ser enviado al departamento de RR. HH. local, si corresponde, o al director general. (consulte el Anexo 1). Recursos humanos (o cualquier persona delegada para las filiales de MR, por ejemplo, directores generales cuando no proceda el Departamento de RRHH local) es responsable de informar a los departamentos corporativos de Recursos humanos y Auditoría y cumplimiento acerca de todas las divulgaciones de Conflictos de intereses que se produzcan.

Divulgación ad hoc

En caso de un Conflicto de intereses potencial o real que aún no se haya denunciado como se estipula en los dos apartados anteriores (“Declaración de empleados actuales” y “Nuevas contrataciones”), los empleados deben abstenerse de cualquier actividad relacionada y divulgar el conflicto a Recursos humanos y Auditoría y cumplimiento, denunciándolo a través del portal web pertinente MR Conflict of Interest Disclosure Form. La divulgación debe efectuarse en cuanto se identifique el Conflicto de intereses.

El Grupo MR ha establecido un proceso específico para solventar los Conflictos de intereses, lo que significa identificar e implementar estrategias y prácticas para minimizar los riesgos asociados al Conflicto de intereses divulgado.

El proceso de solventación del Conflicto de intereses queda a cargo del Director de Recursos humanos y del Director corporativo de auditoría y cumplimiento del Grupo MR, quienes están obligados a:

1. tratar la información divulgada con la debida confidencialidad y sin sesgos;
2. evaluar equitativamente las situaciones de Conflictos de intereses, incluidos cualesquiera riesgos potenciales para el negocio y la reputación del Grupo MR;
3. definir estrategias de mitigación/planes de acción para solventar el Conflicto de intereses con el fin de minimizar los riesgos para el Grupo y de proteger los intereses personales de los empleados en la medida de lo posible.
4. garantizar que cualquier filial de MR esté aplicando efectivamente la medida estipulada para solventar el Conflicto de intereses.

La denuncia de incumplimientos reales o sospechados de la presente Política o cualquier otra mala práctica relacionada debe notificarse de inmediato mediante los canales disponibles a través de la Línea de ética e integridad en el enlace https://manuliryco.integrityline.com, de acuerdo con la Política de denuncia de MR.

No divulgar un Conflicto de intereses o incluir información falsa o engañosa intencionadamente en la divulgación puede acarrear medidas disciplinarias, incluido el despido.

Los principales documentos de referencia para esta Política son:

• Código de conducta ética de MR
• Política de denuncia de MR
• Leyes y normativas pertinentes